Datenschutzerklärung für Bewerberinnen und Bewerber
Die CDM Smith SE (im Folgenden: „Wir“ oder „CDM“) legt großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Daher informieren wir Sie, gemäß den einschlägigen Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist
CDM Smith SE
Personalabteilung
Am Umweltpark 3-5
44793 Bochum
E-Mail: bewerbungen@cdmsmith.com
2. Datenschutzbeauftragter
Den externen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter
Scheja & Partners GmbH & Co. KG
Rechtsanwalt Boris Reibach
Adenauerallee 136
53113 Bonn
Tel.: (+49) 0228-227 226 0
Verschlüsseltes Kontaktformular:
https://www.scheja-partners.de/kontakt/kontakt.html
3. Zwecke der Datenerfassung
3.1 Bewerbungsverfahren
Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich über den von Ihnen für die Einreichung Ihrer Bewerbung gewählten Kontaktweg direkt bei Ihnen. Hiervon ausgenommen ist die Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern unter Ziffer 3.5.
Im Rahmen der Onlinebewerbung werden daher folgende Bewerbungsdaten erhoben und verarbeitet:
Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Anschreiben, Lebenslauf, Foto (optional), Zeugnisse (Arbeitszeugnisse, Tätigkeitsnachweise, Qualifikationsnachweise, Urkunden, usw.).
Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer persönlichen Bewerbungsdaten erfolgt ausschließlich zweckgebunden für die Besetzung von Stellen innerhalb unseres Unternehmens.
Die Datenverarbeitung zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. b) Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) verarbeiten wir ggfs. auf Grundlage von § 26 Abs. 3 S. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO.
3.2 Verteidigung im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten
Wir verarbeiten diese Daten ggf. auch für die Ermöglichung der Verteidigung im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten. Eine etwaige solche Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Interessenabwägung). Die berechtigten Interessen liegen hierbei darin, den rechtmäßigen Ablauf des Bewerbungsverfahrens in einem etwaigen Verfahren beweisen zu können. Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir in diesem Zusammenhang ggfs. auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. f) DSGVO.
3.3. Berücksichtigung Ihrer Bewerbung für andere offene Stellen
Wenn Sie uns hierfür Ihre Einwilligung erteilt haben, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten ggf. auch, um Ihre Eignung für andere offene Positionen bei uns zu prüfen und Sie entsprechend zu kontaktieren.
Diese Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung) i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG. Sofern wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis des Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2, 3 BDSG.
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dann werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter auf Basis der Einwilligung verarbeiten. Allerdings berührt der Widerruf nicht die Rechtmäßigkeit solcher Verarbeitungen, die bereits vor dem Widerruf auf Basis der Einwilligung erfolgt sind. Sie bleiben also auch nach dem Widerruf rechtmäßig. Ihre Einwilligung widerrufen können Sie unter den oben angegebenen Kontaktmöglichkeiten des Verantwortlichen.
Wir speichern Ihre Einwilligung nach einem Widerruf der Einwilligung, um unseren gesetzlichen Nachweispflichten nachzukommen und zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, die Einwilligung in einem Rechtsstreit nachweisen zu können. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) i. V. m. Art. 5 Abs. 1 lit. a), Abs. 2, Art. 7 Abs. 1 DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Dabei verfolgen wir das berechtigte Interesse, eine erteilte Einwilligung nachweisen zu können.
3.4 Talentpool
Sofern Ihre Bewerbung nicht zu einer Anstellung bei uns geführt hat und Sie uns für spätere Stellenausschreibungen die Aufnahme Ihrer Bewerbungsdaten in unseren Talentpool gestattet haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch, um Sie bei künftigen Stellenausschreibungen berücksichtigen und kontaktieren zu dürfen sowie Ihre diesbezügliche Einwilligung nachweisen zu können. Ihre personenbezogenen Daten werden für höchstens ein Jahr im Talentpool gespeichert.
Die Datenverarbeitung für die Aufnahme in den Talentpool erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung) i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG. Sofern wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis des Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2, 3 BDSG.
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dann werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter auf Basis der Einwilligung verarbeiten. Allerdings berührt der Widerruf nicht die Rechtmäßigkeit solcher Verarbeitungen, die bereits vor dem Widerruf auf Basis der Einwilligung erfolgt sind. Sie bleiben also auch nach dem Widerruf rechtmäßig. Ihre Einwilligung widerrufen können Sie unter den oben angegebenen Kontaktmöglichkeiten.
Wir speichern Ihre Einwilligung nach einem Widerruf der Einwilligung, um unseren gesetzlichen Nachweispflichten nachzukommen und zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, die Einwilligung in einem Rechtsstreit nachweisen zu können. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) i. V. m. Art. 5 Abs. 1 lit. a), Abs. 2, Art. 7 Abs. 1 DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Dabei verfolgen wir das berechtigte Interesse, eine erteilte Einwilligung nachweisen zu können.
3.5 Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern
Teilweise arbeiten wir mit externen Personaldienstleistern zusammen, von denen wir Ihre Daten erhalten. Die Datenverarbeitung umfasst dabei die unter Ziffer 3.1 genannten Zwecke und Datenkategorien.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) verarbeiten wir ggfs. auf Grundlage von § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG, Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO.
Sofern die Vermittlung durch einen Personaldienstleister zu einem Beschäftigungsverhältnis mit uns führt, setzen wir unseren Partner unter Nennung Ihres Namens und der relevanten Gehaltsinformationen davon in Kenntnis. Dies erfolgt zur Erfüllung unserer Informationsverpflichtungen gegenüber dem Personaldienstleister. Rechtsgrundlage für die Übermittlung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, wobei unser berechtigtes Interesse der vorgenannte Zweck ist.
Soweit Ihre Daten im Zuge der Rückübermittlung an einen Partner außerhalb des EWR gelangen, liegen die Voraussetzungen von Art. 49 Abs. 1, S. 1 lit. b) und c) DSGVO vor.
3.6 Analyse
Darüber hinaus weisen wir Sie darauf hin, dass die von Ihnen übermittelten Daten ggf. zur Erstellung von Statistiken über den (Online-)Bewerbungsprozess verwendet werden können. Die Erstellung dieser Statistiken erfolgt ausschließlich zu eigenen Zwecken und erfolgt in keinem Fall personalisiert, sondern in anonymisierter Form.
3.7 Verarbeitung im Rahmen von Video- und Audiokonferenzsystemen
Im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens können wir Vorstellungsgespräche als „Online-Meetings“ durchführen. Wir verarbeiten Ihre Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des von uns verwendeten Video- und Audiokonferenzsystems Microsoft Teams.
Bei der Nutzung dieses Dienstleisters werden verschiedene Kategorien von Daten verarbeitet. Wir verwenden die uns in Ihrer Bewerbung angegebenen Kontaktdaten, um Ihnen Einladungen zuzusenden. Dazu gehören insbesondere Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse. Wir verarbeiten auch Informationen, die Sie bei der Teilnahme an der Online-Besprechung bereitstellen. Wenn diese Daten mit Ihrer Person in Verbindung gebracht werden können, handelt es sich ebenfalls um personenbezogene Daten. Dazu können beispielsweise Chat-Daten, Beiträge sowie Inhalte und Dokumente gehören, die Sie während der Online-Besprechungen teilen. Darüber hinaus werden je nach verwendetem Medium weitere Daten (sogenannte Metadaten) wie Ihre IP-Adresse erfasst, wenn Sie an der Online-Besprechung teilnehmen.
Wir verarbeiten diese Daten nur in dem Umfang, der für die Durchführung des Online-Meetings und dessen reibungslosen Ablauf erforderlich ist. Online-Meetings zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens basieren auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) erfolgt auf Grundlage von § 26 Abs. 3 Satz 1 BDSG, Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO, sofern zutreffend. Die Datenverarbeitung zur technischen Durchführung des Online-Meetings erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Wenn Sie die Website von Microsoft Teams besuchen oder die erforderliche Anwendung von der Website des Anbieters herunterladen, um an der Online-Besprechung teilzunehmen, ist Microsoft für die Datenverarbeitung verantwortlich. Hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Anbieter verweisen wir auf dessen Datenschutzerklärung: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/Teams-overview
4. Aufbewahrungsdauer
Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, löschen wir die Daten aus Ihrem Bewerbungsverfahren nicht vollständig, sondern nehmen diese im erforderlichen Umfang zu Ihrer Personalakte. Wir verarbeiten diese sodann zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Hierüber werden wir Sie sodann in gesonderter Form genauer informieren.
Sofern Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist, werden wir Ihre Bewerbungsdaten entweder aufgrund einer von Ihnen ggfs. erteilten Einwilligung zur Aufnahme in unseren Talentpool weiterhin speichern oder spätestens nach Ablauf von sechs Monaten nach Beendigung Ihres Bewerbungsverfahrens löschen.
Sofern Sie uns Ihre Einwilligung zur Aufnahme in den Talentpool erteilt haben, speichern wir Ihre Daten für höchstens 1 Jahr nach Beendigung Ihres Bewerbungsverfahrens. Sofern Sie vorher den Widerruf Ihrer Einwilligung erklären, löschen wir Ihre Daten unverzüglich.
Ihre personenbezogenen Daten, die wir zum Nachweis Ihrer Einwilligung verarbeiten, löschen wir 3 Jahre nach Schluss des Jahres, in dem Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben oder diese abgelaufen ist.
5. Bereitstellungspflicht und Folgen der Nichtbereitstellung
Sie sind weder vertraglich noch gesetzlich verpflichtet uns personenbezogene Daten für die zuvor genannten Zwecke bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung, insbesondere der Pflichtangaben aus dem Online-Formular, für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens über diesen Bewerbungskanal und für die Entscheidung über den Abschluss eines Arbeitsvertrages erforderlich. Wenn Sie uns bei Ihrer Bewerbung nicht alle für das Bewerbungsverfahren benötigten personenbezogenen Daten bereitstellen, werden wir Sie im Bewerbungsverfahren nicht berücksichtigen können.
Sofern Sie uns für spätere Stellenausschreibungen die Aufnahme Ihrer Bewerbungsdaten in unseren Talentpool nicht gestatten bzw. Sie keine Berücksichtigung bei anderen offenen Stellen wünschen, können wir Ihre personenbezogenen Daten jedoch nicht verarbeiten, um Sie bei künftigen Stellenausschreibungen oder aktuellen vergleichbaren Positionen zu berücksichtigen und zu kontaktieren.
6. Datenempfänger
Folgende Kategorien von Empfängern können im jeweils erforderlichen Ausmaß Zugriff auf Ihre Daten nehmen:
- Interne Empfänger. Ihre Daten werden grundsätzlich nur an die für das konkrete Bewerbungsverfahren zuständigen innerbetrieblichen Stellen und Fachabteilungen des Unternehmens weitergeleitet, der die Stelle ausgeschrieben hat.
- Externe Empfänger, dies können sein:
- Auftragsverarbeiter; externe Dienstleister, die wir für die Erbringung von Services einsetzen, beispielsweise setzen wir d.vinci im Rahmen unseres Recruiting-Tools ein.
Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gewahrt bleibt. Die Dienstleister dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verwenden. - Öffentliche Stellen; Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, an die wir aus gesetzlich zwingenden Gründen personenbezogene Daten übermitteln müssen.
- nicht-öffentliche Stellen; Personaldienstleister, Händler oder Hilfspersonen, an die Daten auf Basis einer Einwilligung oder einer zwingenden Erforderlichkeit übermittelt werden.
7. Datenverarbeitung in Drittländern
Im Rahmen der gegenständlichen Datenverarbeitung kann eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Stellen, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist, erfolgen. Hierbei stellen wir vor der Übermittlung sicher, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z.B. durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, durch geeignete Garantien wie eine Zertifizierung des Empfängers nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework oder die Vereinbarung sogenannter EU- Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission mit dem Empfänger) bzw. Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt.
8. Ihre Betroffenenrechte
Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen folgende Rechte zu:
- eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten; ist dies der Fall, haben Sie das Recht auf Auskunft zu dieser Verarbeitung (Art. 15 DSGVO).
- die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und Vervollständigung Sie betreffender unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).
- die Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, u.a. wenn die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgte oder nicht mehr erforderlich ist (Art. 17 DSGVO).
- die Einschränkung der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, u.a. an Stelle einer Löschung der Daten (Art. 18 DSGVO).
- Sie betreffende personenbezogene Daten, die Sie bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln, sofern die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt und auf Ihrer Einwilligung oder einem Vertrag mit Ihnen beruht (Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO).
- eine uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Einwilligungswiderruf, Art. 7 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht:
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Interessenabwägung) erfolgt; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Geltendmachung Ihrer Rechte
Zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte können Sie sich jederzeit mit uns in Verbindung setzen. Nutzen Sie dazu bitte die oben unter Ziffer 1. genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie zudem eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat bzw. Bundesland Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Arbeitsplatzes oder des Ortes des von Ihnen beanstandeten mutmaßlichen Verstoßes.
Dies gilt auch für die für uns in der Regel zuständige Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: +49 (0)211 38424-0
Fax: +49 (0)211 38424-999
E-Mail: poststelle[at]ldi.nrw.de
9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten es uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit an technische und gesetzliche Anforderungen anzupassen.
Stand: Dezember 2025